„Das Bundesportal ist stilbildend für die Behördenmodernisierung“

Können Sie sich noch an Ihren nervigsten Ämtergang erinnern?

Vorab: Ich bin mit meiner Gemeinde sehr glücklich – die Wartezeiten auf dem Amt sind kurz. Aber es gibt da tatsächlich zwei Anekdoten. Bei der Anmeldung meines Autos durfte ich zwei Stunden im Wartebereich verbringen und den Beamten bei ihrer Arbeit zuschauen. Anfangs war das durchaus interessant, nach einer gewissen Zeit nahm die Monotonie des Wartens dann aber überhand. Eine weitere Erfahrung: Ich habe in meinem Leben zwei Bauanträge eingereicht. Beim ersten – und das ist zwölf Jahre her – konnte ich online jederzeit den Status nachvollziehen. Ich sah, welche Behörde das Dokument gerade bearbeitete. Als ich vor zwei Jahren im selben Landkreis meinen zweiten Bauantrag stellte, hatte ich diese Möglichkeit plötzlich nicht mehr. Hier gab es also einen digitalen Rückschritt – wirklich verwunderlich.

Sie selbst wollen ja mit dem Bundesportal den digitalen Fortschritt in die Verwaltung bringen. Was steckt hinter der Plattform?

Das Bundesportal als solches ist ein Teil des Portalverbundes von Bund, Ländern und Kommunen. Und in diesem Verbund spielt es eine zentrale Rolle. Zum einen können sich Bürger oder Unternehmen hier über alle Verwaltungsleistungen informieren, die Bund, Länder und Kommunen anbieten. Da geht es um Fragen wie „Wo muss ich mich hinwenden?“ oder „Was brauche ich, um bestimmte Services in Anspruch zu nehmen?“. Zum anderen bietet das Bundesportal die Verwaltungsdienstleistungen aber auch online an – damit man eben nicht mehr ins Amt gehen und lange warten muss.

Genau dafür haben das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und die Bundesdruckerei eine Fertigungsstraße aufgebaut – ein Angebot aus dem Digitalisierungsprogramm des Bundes. Der Begriff klingt ein bisschen nach Ausweisproduktion ...

Mit klassischen Produktionsprozessen hat das natürlich wenig zu tun. Die Fertigungsstraße richtet sich an alle Behörden, die Verwaltungsverfahren und Papierformulare digitalisieren, sich dabei aber den Aufwand für die technische Umsetzung ersparen wollen. Möchte beispielsweise eine Behörde das Angebot in Anspruch nehmen, übermittelt sie der Bundesdruckerei alle fachlichen Vorgaben für den jeweiligen Antragsprozess: Welche Daten gilt es zu erheben? Kann man den Antrag nachträglich ändern oder gar zurückziehen? Muss der Antragsteller ihn vollständig ausfüllen oder darf er etwas nachreichen? Lässt sich das Dokument elektronisch unterschreiben? Braucht es eine Bezahloption? Alles in allem kann die Behörde zwischen vielen Bausteinen wählen, die unsere Fertigungsstraße dann in ein Online-Formular integriert. Gibt sie dieses frei, landet es auf dem Bundesportal. Bürger und Unternehmen können es dann bearbeiten, es versenden und die Leistung digital bezahlen. Die Behörde hat keinen technischen Aufwand, muss sich aber natürlich organisatorisch auf den elektronischen Prozess einstellen.

Das heißt, das Bundesportal befreit die Behörden zwar von Bürokratie, bringt ihnen aber neuen Aufwand, weil sie sich umstellen müssen?

Das ist der Kern einer Transformation. Wir wollen eine Entwicklung hin zu mehr digitalen Anträgen. Doch dafür braucht es Zeit – weil die Ämter ihre Prozesse nicht mit einem Mal, sondern in mehreren Schritten anpassen. Die Fertigungsstraße kommt ihnen dabei entgegen. Zum Beispiel kann eine Behörde entscheiden, einen Antrag nur digital entgegenzunehmen, während alle Folgeschritte zunächst wie gehabt weiterlaufen und peu à peu digitalisiert werden. Dennoch bleibt unser großes Ziel, bis Ende 2022 sämtliche Leistungen in den sogenannten Reifegrad drei zu bringen. Dieser ermöglicht, Bescheide online zuzustellen und darüber hinaus die Zahlung elektronisch abzuwickeln. Unabhängig davon bin ich optimistisch, was die Digitalisierung der Verwaltung angeht. Wer die Möglichkeit digitaler Antragsprozesse erst einmal hat, wird sie auch immer stärker nutzen.

Also werden sich die Mitarbeiter in Behörden langfristig über Beschäftigungslosigkeit beklagen?

Auf keinen Fall. Allein die letzten Monate haben unzählige neue Anträge zutage gefördert. Und ein digitales System wird nie die Entscheidung eines Beamten ersetzen. Arbeit wird genug bleiben. Allerdings wird sie einfacher und die Beamten können sich auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren.

Oftmals helfen die Beamten vor Ort den Antragstellern beim Ausfüllen besonders komplexer Formulare. Ist der Bürger auf dem Bundesportal auf sich allein gestellt?

Im Gegenteil. Der Antragsteller bekommt auf drei unterschiedlichen Wegen Hilfe. Erstens über das Formular selbst, das möglichst selbsterklärend sein soll. Zweitens gibt es die Möglichkeit, unvollständige Anträge an die Behörde zu übermitteln, um zumindest das Verfahren zu eröffnen. Das Amt tritt dann mit dem Bürger in Kontakt, kann Rückfragen stellen. Und auf diese Weise trägt das Bundesportal sogar dem Grundgedanken der Verwaltungsdigitalisierung Rechnung: Es vernetzt den Antragsteller mit dem Sachbearbeiter. Der dritte Ansatzpunkt: Wir bauen gerade ein Servicecenter auf, das über eine Hotline oder per E-Mail Unklarheiten beseitigen soll.

2018 ging ja bereits eine Betaversion des Portals online. Gibt es denn hier viele Rückmeldungen mit Blick auf die Nutzerfreundlichkeit und das Handling?

Ja, diese Rückmeldungen zählen zu unseren wichtigsten Inspirationsquellen. Wir haben die ersten Monate unserer Zusammenarbeit mit dem BMI damit verbracht, das Feedback zur Betaversion zu evaluieren. Insgesamt trugen wir über 350 verwertbare Reaktionen von Bürgern und Behördenmitarbeitern zusammen. Das für mich eindrücklichste Feedback kam von im Ausland lebenden Deutschen, die das Portal aufgrund der fehlenden deutschen Postleitzahl nicht verwenden konnten. Solche Erfahrungen sammelt nur, wer nicht in seinem eigenen Saft schmort und mit den Nutzern interagiert. Noch heute kommen Rückmeldungen – und die wollen wir selbstverständlich nutzen, um das Portal zu verbessern.

In Umfragen zum Thema E-Government kommen immer wieder Sicherheitsbedenken zum Tragen. Können Sie die Deutschen mit Blick auf das Bundesportal beruhigen?

Sicherheit ist bei uns intrinsische Motivation. Unsere Anforderungen an eine solche Plattform sind auf jeden Fall ungleich höher als in der Wirtschaft. Die Rechenzentren des Bundes, über die wir das Portal betreiben, sind beispielsweise noch mal mit einem ganz anderen Geheimschutz ausgestattet als gewöhnlich und werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) überwacht. Zudem lassen wir unsere organisatorisch-technischen Sicherheitsvorkehrungen auditieren. Bei der Entwicklung des Portals haben wir von Beginn an den Fokus auf ein hohes Sicherheitsniveau gelegt und unseren IT-Sicherheitsarchitekten in jede Phase involviert. Zusammengefasst: Ja, die Menschen werden gut geschützt auf dem Bundesportal unterwegs sein.

Sie haben bei der re:publica mal den Begriff „Privacy by Design“ benutzt. Was hat es damit auf sich?

Vielleicht ist allgemein „Datenschutz by Design“ besser verständlich. In der freien Wirtschaft ist bei der Datenerfassung vereinfacht gesagt alles erlaubt, was nicht explizit verboten ist. In der behördlichen Welt dreht sich die Sichtweise komplett um. Hier ist alles verboten, was nicht explizit erlaubt ist. Und das sollte sich im Entwicklungsprozess widerspiegeln. Ich habe einige Digitalprojekte in der Verwaltung erlebt, bei denen man das Thema Datenschutz erst zum Schluss anging. Meist kam es deswegen zu sechs bis zwölf Monaten Verzug. Genau das vermeiden wir beim Bundesportal, indem wir unser Bundesdruckerei-Datenschutz-Team, den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) sowie den behördlichen Datenschutzbeauftragten des BMI von vornherein einbezogen haben, schon vor Beginn der technischen Umsetzung. Beim Bundesportal überprüft eine ganze Mannschaft jedes Feature auf Rechtskonformität, bevor es umgesetzt wird.

Sie betonten bei der re:publica auch, wie wichtig die Zukunftsfähigkeit der Lösung sei. Wie stellen Sie denn sicher, dass das Bundesportal nicht schnell überholt ist?

Im letzten Jahr haben wir einen Architekturwechsel vollzogen. Weg von der standardisierten Verwaltungsarchitektur des Bundes hin zu einer modernen Architektur mit relativ viel Open-Source-Technologie. Das System hinter dem Bundesportal ist hochgradig modular, besteht aus vielen kleinen Softwarepaketen. Dadurch können wir jederzeit neue Mikroservices einbauen und unsere Plattform offen für Trends halten. Dass wir mit dem Bundesportal am Puls der Zeit sind, haben uns übrigens selbst große Technologiekonzerne bestätigt. Doch hinter einer modernen Architektur müssen zwingend auch moderne Arbeitsstrukturen stehen. Anders als noch die Betaversion haben wir das aktuelle Projekt Bundesportal nicht starr nach dem Wasserfallprinzip mit Lastenheft, Pflichtenheft und festen Projektphasen aufgebaut. Vielmehr setzen wir bei unserer Zusammenarbeit mit dem BMI auf agile Strukturen, auf Scrum und Sprints. Wir können nicht voraussagen, was das Bundesportal aufgrund unvorhersehbarer Entwicklungen in zwei Jahren leisten muss – also sollten wir jederzeit offen für neue Ansätze bleiben. Das Bundesportal ist also in vielerlei Hinsicht stilbildend für die Behördenmodernisierung.