E-Rechnung, XRechnung – neue Zeitrechnung? Wo Deutschland in Europa beim digitalen Invoicing steht

Der öffentliche Sektor ist gemeinhin für Beständigkeit und Ordnung bekannt. Eine Rolle als Innovationstreiber würden ihm wahrscheinlich die wenigsten zuschreiben. Dabei geht von der Verwaltung gerade ein fundamentaler Wandel im Rechnungsverkehr aus – angestoßen von der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Denn seit dem 18. April 2020 muss hierzulande jede Behörde elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten können. Und wer Dienstleistungen für die Institutionen des Bundes erbringt, darf Kosten von über 1.000 Euro seit dem 27. November 2020 nur noch digital geltend machen. Und zwar nicht mit der üblichen PDF-Rechnung, sondern über den deutschen XML-Standard XRechnung.

Die XRechnung ermöglicht im Gegensatz zur PDF-Datei eine automatische (Weiter-)Verarbeitung des Dokuments und gibt dem Rechnungssteller klar vor, welche Information an welcher Stelle stehen soll. Der Mehrwert des Standards liegt auf der Hand: mehr Transparenz und Sicherheit bei weniger Bürokratie. Damit die E-Rechnung ihr volles Potenzial entfalten kann, braucht es neben einem einheitlichen Format allerdings auch einheitliche Regelungen. Zwar hat sich auch auf Länder- und Kommunalebene das Format XRechnung durchgesetzt. Dem Vorbild des Bundes, Dienstleister zum elektronischen Invoicing zu verpflichten, sind bislang aber nur Bremen (Start ab 27. November 2020) und Baden-Württemberg (Start ab 1. Januar 2022) gefolgt.

Ein Portal des Bundes, das auch den Ländern offensteht

An einer weiteren wichtigen Stellschraube für die Vereinheitlichung drehen derzeit das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und die Bundesdruckerei mit ihrer OZG-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) für die Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung. Die OZG-RE steht grundsätzlich auch den Bundesländern als Empfangsportal offen. Zur Mitnutzung entschieden haben sich bisher Berlin, Brandenburg, Sachsen, Mecklenburg-Vorpommern und Thüringen.

Bei allen föderalen Freiheiten und Unterschieden geht Deutschland mit seinem E-Rechnungs-Gesetz und der dazugehörigen E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) recht weit. Weiter zumindest, als es die entsprechende Richtlinie der Europäischen Union aus dem Jahr 2014 vorgeschrieben hatte. Denn laut 2014/55/EU sollten die EU-Mitgliedsstaaten ihre Verwaltungen lediglich dazu befähigen, E-Rechnungen, deren Format der Norm EN 16931 entspricht, entgegennehmen und verarbeiten zu können.

Deutschland im europäischen E-Rechnungs-Vergleich gut dabei

Unsere Nachbarstaaten Luxemburg und Polen beispielsweise haben genau diese Vorgabe umgesetzt und sind keinen Schritt weitergegangen – für die Dienstleister bleibt der Versand deshalb freiwillig. Ebenso gestaltet sich die Lage in Ländern wie Bulgarien, Irland oder Kroatien. In Rumänien, wo die EU-Direktive sich aktuell noch in der Umsetzung befindet, gibt es weder einen Standard nach EN 16931 noch eine Versand- oder Empfangsplattform.

Die Liste der europäischen Staaten, die noch Nachholbedarf haben oder nur die Mindestanforderungen der Richtline 2014/55/EU realisiert haben, ist allerdings eher überschaubar. Die meisten EU-Mitgliedsstaaten haben wie Deutschland eine E-Invoicing-Pflicht für Dienstleister erlassen, Austauschplattformen geschaffen und eigene XML-Standards nach EN 16931 etabliert. In einigen dieser Staaten ähneln die aktuellen Regelungen denen in der Bundesrepublik. Auch in Österreich etwa ist die elektronische Rechnungsstellung für die Vertragspartner von Bundesbehörden zwingend. Genau so sieht es in den Niederlanden aus. Jedoch bauen die nichtzentralen Verwaltungen dort aus Eigenantrieb oft Verpflichtungsklauseln in die Verträge mit Lieferanten ein. Laut einem Überblick der Europäischen Kommission nutzen 95 Prozent aller niederländischen Behörden unterhalb der Bundesebene E-Rechnungen.

Ein wenig komplizierter ist die Lage in Belgien. Hier sprach zunächst die Regionalregierung von Flandern eine Verpflichtung für das E-Invoicing im Business-to-Government-Bereich (B2G) aus – zum 1. Januar 2017. Im Jahr darauf zog die Föderalregierung nach – wenn auch eher vorsichtig. Seit 2018 ist die elektronische Rechnungsstellung nach 2014/55/EU für alle Geschäfte mit Behörden auf Bundesebene verbindlich. Allerdings muss der Auftragswert dafür die Marke von 135.000 Euro übersteigen. Der Schwellenwert ist damit also 135-mal so hoch wie in Deutschland.

E-Rechnungs-Vorreiter im Süden und im Norden 

Weitaus ambitionierter bei der Umsetzung der EU-Richtlinie geht man auf der Iberischen Halbinsel vor. In Spanien müssen Unternehmen bereits seit dem 15. Januar 2015 sämtliche Rechnungen an den öffentlichen Sektor im elektronischen Format übermitteln. Die Verwaltungen dürfen nur in Ausnahmefällen Papierdokumente akzeptieren. So etwa, wenn der Rechnungswert unter 5.000 Euro liegt. In Portugal sind seit April 2020 Großunternehmen bei B2G-Geschäften zum elektronischen Invoicing verpflichtet. Bis Ende des Jahres müssen alle KMU und Kleinstunternehmen die nötigen Voraussetzungen schaffen. Eine solche Staffelung gab es auch in Frankreich. Konzerne ab 5.000 Mitarbeitern müssen dort schon seit 2017 alle B2G-Rechnungen im elektronischen Format nach EN 16931 versenden. Nachdem sich der Kreis der von dieser Regelung betroffenen Lieferanten 2018 und 2019 um kleinere Firmen erweitert hatte, kamen am 1. Januar 2020 Mikro-Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern hinzu.  

Das stark zentralistisch geprägte Frankreich sowie die beiden iberischen Staaten gehören damit ohne Frage zu Europas Vorreitern in Sachen E-Invoicing. An Skandinavien und Italien kommen sie allerdings nicht vorbei. In Dänemark ist die elektronische Rechnung im B2G-Bereich bereits seit 2005 erforderlich und soll jährliche Einsparungen von 100 Millionen Euro bringen. In Schweden wurde sie für zentrale Regierungsstellen 2008 eingeführt. Zwei Jahre später wurde elektronisches B2G-Invoicing in Finnland obligatorisch. Dort kann seit April sogar die Privatwirtschaft auf dem Erhalt elektronischer Rechnungen im XML-Standard bestehen. Etwa 3.000 Kilometer südlich fiel diese Wahlmöglichkeit am 1. Januar 2019 komplett weg: Italien ist das EU-weit erste Land, das die elektronische Rechnungsstellung auch innerhalb der Privatwirtschaft vorschreibt. Alle Unternehmen tauschen ihre Fakturen im vorgeschriebenen XML-Format über die Plattform Sdl aus.

Vorbild auch für den B2B-Markt 

Prompt stellt sich die Frage, ob das Beispiel Italien Schule macht und die E-Rechnung auch in Deutschlands B2B-Zahlungsverkehr zum Standard werden kann. Einiges spricht dafür: Prognosen über enorme Kosteneinsparungen sowie die vielen Unternehmen, die hierzulande für den Bund arbeiten und daher die XRechnung ohnehin einführen müssen. Zudem könnte die Internationalisierung mitsamt der europäischen Webservice-Infrastruktur PEPPOL den B2B-Einsatz vorantreiben.   

Zugegeben: Die E-Rechnung nimmt hierzulande gerade erst Fahrt auf und muss auf Länderebene noch einige Hürden überspringen. Ihr Potenzial für die gesamte deutsche Wirtschaft ist jedoch enorm – wie der Blick über den Brenner gen Italien zeigt. Es bleibt also spannend – der oft so nüchtern anmutenden deutschen Verwaltung sei Dank.