RESISCAN Service
Ersetzendes Scannen: Wir bringen Ihre Unterlagen ins digitale Zeitalter
Die Aufbewahrung von Papierdokumenten in Verwaltungen und Unternehmen erfordert hohe finanzielle und organisatorische Aufwände. Öffentliche Institutionen wie Verwaltungen und die Justiz müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften ihre Prozesse digitalisieren. Das E-Government Gesetz schreibt den Einsatz der elektronischen Akte – der sogenannten E-Akte – vor. Behörden des Bundes sind bereits seit Anfang 2020 zur elektronischen Aktenführung verpflichtet. Für die Justiz ist die Einführung der E-Akte erst ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend. Aber auch Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, beispielsweise Finanz- und Steuerunterlagen über längere Zeiträume aufzubewahren.
Im Zuge der Digitalisierung stehen Behörden und Unternehmen vor einer großen Herausforderung: Wie können Papierdokumente rechtssicher in elektronische Akten überführt werden? Die „Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gibt einen verbindlichen Rahmen für das sogenannte ersetzende Scannen vor.
Eine rechtskonforme Digitalisierung der Papierdokumente ermöglicht nicht nur eine einfache Dokumentenarchivierung und eine sichere digitale Aktenführung, sondern auch medienbruchfreie Prozesse. Die Bundesdruckerei GmbH bietet mit dem RESISCAN Service dafür professionelle Dienstleistungen im Bereich Scan- und Datenerfassung nach BSI-Vorgaben an und wurde gemäß der „Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) zertifiziert.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Rechtssicher – entspricht gesetzlichen Vorgaben und denen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
- Kosten- und platzsparend – keine Aufbewahrung von Papierdokumenten mehr notwendig
- Zeitsparend – Texterfassung durch optische Zeichenerkennung (OCR) ermöglicht digitale Volltextsuche
- Flexibel – orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf digitalisierte Dokumente
Produktdetails
Technische Richtlinie für ersetzendes Scannen
Mit der TR RESISCAN hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) 2013 eine Richtlinie veröffentlicht, die erhöhte Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen sicherstellen soll. Ersetzendes Scannen bezeichnet das Scannen von Dokumenten zur Dokumentendigitalisierung mit anschließender Vernichtung der Papieroriginale bei gleicher Beweiswerterhaltung in der Dokumentenarchivierung.
Die TR RESISCAN richtet sich nicht nur an die öffentliche Verwaltung und die Justiz, sondern gleichermaßen an die freie Wirtschaft und das Gesundheitswesen und schafft so einen branchenübergreifenden Standard für das rechtssichere ersetzende Scannen.
RESISCAN Service – die Lösung der Bundesdruckerei GmbH
Die Bundesdruckerei GmbH bietet mit ihrem RESISCAN Service umfassende Dienstleistungen im Bereich Scan- und Datenerfassung an und wurden vom BSI gemäß TR RESISCAN zertifiziert. Dabei erstreckt sich das Leistungsangebot der Bundesdruckerei GmbH von der Dokumentenvorbereitung über den sicheren Transport und den Scan-Vorgang bis hin zur Vernichtung der Originalunterlagen.
Ausgerichtet auf Ihre individuellen Bedürfnisse bietet die Bundesdruckerei GmbH folgende Leistungen an:
- Konzeption inkl. Ermittlung des Schutzbedarfs
- Vorbereitung der Dokumente für den Scan-Prozess
- Sicherer Transport der Akten, Erfassung und Protokollierung
- Scan-Vorgang nach Vorgaben des BSI
- Signaturen, Siegel und Zeitstempel gemäß der Schutzbedarfsklasse der Dokumente
- Sichere Datenübermittlung an den Kunden
- Vernichtung der Ursprungsakten nach höchsten Datenschutzanforderungen
Durch die rechtssichere Dokumentendigitalisierung nach der TR RESISCAN wird die Beweiskraft der digitalisierten Dokumente gesichert. Die digitalen Dokumente werden außerdem während des Scan-Prozesses mit einer elektronischen Signatur oder einem Siegel versehen, um so ihre Echtheit auszuweisen. Zeitstempel dienen zudem dem Existenznachweis der entsprechenden Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dabei bleibt die Integrität – also die Korrektheit der Daten – gewahrt. Die digitalisierten Unterlagen sind so für eine elektronische Weiterverarbeitung und Langzeitarchivierung vorbereitet.
Die Bundesdruckerei GmbH ist Ihnen während des gesamten Prozesses ein vertrauenswürdiger und zuverlässiger Partner. Wir bieten Ihnen individuelle Beratung und Lösungen auf höchsten Qualitäts- und Sicherheitsstandards für Ihren spezifischen Bedarf.
Häufig gestellte Fragen
Die „Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bietet Anwendern eine erhöhte Rechtssicherheit beim sogenannten ersetzenden Scannen. Darunter versteht man das Scannen von Unterlagen mit (zeitnaher) anschließender Vernichtung der Original-Scan-Vorlage.
Sowohl im E-Justice-Gesetz als auch im E-Government-Gesetz wird darauf hingewiesen, dass die Übertragung von Dokumenten in die E-Akte nach der TR RESISCAN sicherzustellen ist. Daher hat das BSI mit der TR RESISCAN einen Handlungsleitfaden zur rechtssicheren Gestaltung der Prozesse und Systeme für das ersetzende Scannen herausgegeben. Alle Phasen von der Dokumentenvorbereitung über das Scannen bis hin zur Nachverarbeitung und Integritätssicherung des Prozesses werden darin definiert (vgl. TR RESISCAN, Abschnitt 2.1).
Durch die im Scan-Prozess erstellten Signaturen, Siegel und Zeitstempel wird der Integritätsschutz der Scan-Produkte und der zugehörigen Transfervermerke gewährleistet. Zeitstempel bescheinigen zudem, dass die entsprechenden Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgelegen haben.
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