Bundestagsarchiv: Die Bundesdruckerei scannt deutsche Geschichte

Auftrag und Zielsetzung

Ein Lkw fährt vor, 100 dicke Bücher für die Bundesdruckerei im Laderaum. In den nächsten drei Jahren werden noch sehr viele solcher Lieferungen bei der Bundesdruckerei ankommen. Dahinter steckt ein großer Auftrag: Sämtliche Bücher der Gesetzesdokumentation aus dem Bundestagsarchiv werden digitalisiert. Insgesamt 11.859 Bände, von der Gründung der Bundesrepublik 1949 bis in die Gegenwart. Mit 100 Testbänden nahm die Bundesdruckerei im Mai 2019 die Arbeit auf, bevor

Ende des Jahres der Echtbetrieb begann.

Digitales Rascheln

Der Hintergrund: Der Deutsche Bundestag will in wenigen Jahren rein digital arbeiten. Mittlerweile dokumentiert er zwar fast alles elektronisch, doch auch ein Teil der bereits vorhandenen Archivbestände soll in digitale Form gebracht werden. In Etappen transportiert die Bundesdruckerei die gebundenen Gesetzesdokumentationen zum Scan-Standort. Dort werden die Bücher Seite für SeiteperHochleistungsscanner und OCR-Technologie (Optical Character Recognition, automatische Texterkennung) digitalisiert. Mitarbeiter der Bundesdruckerei arbeiten die PDFs anschließend händisch nach, um Erkennungsfehler zu tilgen. Die fertigen Scans sind aber mehr als PDFs: Die Seiten werden in einem sogenannten Blätterbuch zusammengefasst, das aussieht wie das Original. Nach der Digitalisierung werden die Bücher und die Digitalisate zurück in den Bundestag transportiert. Die Bücher kommen zurück ins Archiv, die digitalen Blätterbücher werden auf einem Server gespeichert. Abgeordnete und Mitarbeiter des Bundestages sollen auf die Blätterbücher direkten Zugriff erhalten.

Hochwertige IT für einen rechtssicheren Scan-und Datenerfassungsprozess

Die Bände enthalten nicht nur die die Gesetzestexte, sondern ihre ganze Entstehungsgeschichte ist dokumentiert. In den Büchern finden sich unter anderem auch Schriftwechsel, Landkarten oder Handschriftliches. Die Retrodigitalisierung, also die Digitalisierung analogen Schriftgutes, ist in weiterer Hinsicht ein Mammutprojekt: Hinter dem Prozess steckt hochwertige IT-Leistung. Um die Schrift zu erkennen, sind äußerst komplexe Erkennungsprogramme nötig. Die Bundesdruckerei programmiert die Workflows selbst und automatisiert Vorgänge, zum Beispiel wie die Seiten zusammengeführt werden. Der Kunde erhält Zugriff auf die Datenbank der Bundesdruckerei, um die Scan-Ergebnisse zu verfolgen. Auf diese Weise wird serviceorientiertes, dazu modernes und hochsicheres Arbeiten sichergestellt.

Scan- und Datenerfassungsservice

Die Bundesdruckerei bietet professionelle Dienstleistungen im Bereich Scan- und Datenerfassung an. Kunden profitieren von jahrelanger Erfahrung im Umgang mit der Digitalisierung von Dokumenten. Die Bundesdruckerei garantiert einen rechtssicheren Scan- Prozess, der sowohl technisch als auch organisatorisch strukturiert ist und vor allem die Informationssicherheit berücksichtigt. Auf Wunsch bietet sie ebenfalls Scandienstleistungen gemäß der BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) an, ein zusätzliches Angebot, das nicht auf das Retrodigitalisierungsprojekt für den Deutschen Bundestag zutrifft, da es hier um eine bestandsschonende Bearbeitung geht.

Ein weiteres Angebot: RESISCAN Service

Mit der TR RESISCAN hat das BSI eine Richtlinie veröffentlicht, die eine erhöhte Rechtssicherheit beim „ersetzenden Scannen“ sicherstellen soll. „Ersetzendes Scannen“ bezeichnet das Scannen von Dokumenten mit anschließender Vernichtung der Papieroriginale bei Erhaltung des gleichen Beweiswertes. Vor diesem Hintergrund bietet die Bundesdruckerei zusätzlich den „RESISCAN Service“ an. Das Leistungsangebot erstreckt sich von der Dokumentenvorbereitung über den sicheren Transport und den Scan-Vorgang bis hin zur Vernichtung der Originaldokumente. Die digitalen Dokumente werden außerdem mit einer elektronischen Signatur versehen, um so die Echtheit sicherzustellen.

Nutzen

Durch die rechtssichere Dokumentendigitalisierung wird die Beweiskraft der digitalisierten Dokumente gesichert. Lagerkosten sowie Räumlichkeiten für Papierdokumente entfallen. Die digitalisierten Dokumente ermöglichen einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff. So werden Prozessdurchlaufzeiten erheblich reduziert und Dokumente können in Sekundenschnelle gefunden werden. Außerdem sind die Dateien mittels OCR-Erfassung (optische Zeichenerkennung) per Volltextsuche durchsuchbar.

Über den Deutschen Bundestag

Der Deutsche Bundestag ist das Parlament der Bundesrepublik Deutschland. Seine Abgeordneten werden auf jeweils vier Jahre vom Volk als dessen Repräsentanten gewählt. Die wichtigsten Aufgaben des Bundestags sind die Gesetzgebung und die Kontrolle der Regierungsarbeit.