Wirtschaftsteilnehmer von Other Tobacco Products – Rückverfolgungssystem für Tabakwaren
Die Tabakproduktrichtlinie (TPD) regelt die Herstellung, die Verpackung und den Verkauf von Tabakerzeugnissen. Gemäß der TPD des EU-Parlaments und des EU-Rates vom 3. April 2014 sind alle Wirtschaftsteilnehmer, die in Deutschland Tabakprodukte herstellen, importieren oder verkaufen zu einer Anbindung an das Rückverfolgbarkeitssystem von Tabakwaren (Track & Trace System) verpflichtet.
In Deutschland übernimmt die Bundesdruckerei die Rolle der zentralen Ausgabestelle der individuellen Erkennungsmerkmale (Unique Identifier) zur Rückverfolgbarkeit der Tabakerzeugnisse. Hersteller, Importeure oder Verkäufer von Zigaretten und Tabak zum Selbstdrehen waren verpflichtet, die Anbindung bis zum 20. Mai 2019 umzusetzen. Als Hersteller und Importeur, (Groß-)Händler oder Verkäufer von Other Tobacco Products (OTPs) sind Sie nun zu einer Anbindung an das Track-and-Trace System bis zum 20. Mai 2024 verpflichtet.
Jede Verkaufsstelle, auch eine Verkaufsstelle zum Direktkonsum, muss registriert werden. Wir empfehlen Ihnen, sich als erste Verkaufsstelle zunächst an Ihren Großhändler zu wenden, da dieser gemäß der Third Party Registration auch erste Verkaufsstellen in deren Auftrag registrieren kann. Viele Großhändler unterstützen ihre Partner bei der Anbindung und übernehmen die Registrierung für sie. Sollten Sie sich selbst registrieren, dann sind Sie dazu verpflichtet, die einmalig erhaltenen Registrierungsdaten weiteren Händlern mitzuteilen.
Hinweis: Als Hersteller, Importeur oder Eigenmarkenproduzent finden Sie detaillierte Informationen zu den Erkennungsmerkmalen des ID-Issuer-Systems unter dem FAQ-Link „Hersteller und Importeure“.
Die nachfolgende FAQ-Seite beantwortet allgemeine Fragen zu verschiedenen Themenfeldern bezüglich der Registrierung beim Track-and-Trace System.
Registrierung
Alle Wirtschaftsteilnehmer (Hersteller und Importeure, [Groß-]Händler, Verkäufer), die in Verbindung mit OTPs stehen, sind zu einer Anbindung an das Track-and-Trace System bis zum 20. Mai 2024 verpflichtet. Für die Registrierung müssen Sie Ihre Rolle im System angeben.
- Wenn Sie OTPs lediglich verkaufen, registrieren sich unter „Andere“.
Das betrifft Einzelhändler (Kioske, Bars, Tankstellen etc.) und (Groß-)Händler.
- Wenn Sie OTPs herstellen oder importieren, registrieren Sie sich unter
„Produzenten und Importeure“.
- Wenn Sie bereits in einem anderen EU-Land registriert sind und in Deutschland OTPs importieren und verkaufen wollen, registrieren Sie sich unter „externe Zugelassene“.
Wenn Sie Neukunde sind und sich nicht über einen Großhändler registrieren lassen können/wollen, dann müssen Sie sich selbst an das Track-and-Trace System anbinden. Sie können sich über eine GUI registrieren. Die GUI unterstützt die Sprachen Deutsch und Englisch. Hier gelangen Sie zum Registrierungsportal.
Über das Testsystem (Public Demo) können Sie sich mit dem Track-and-Trace System vertraut machen und die Anbindung und die Anwendungen testen, die über das API angesprochen werden. Im System können die Registrierungs- und Bestellprozesse sowie das API getestet werden. In der Public Demo werden neue Releases früher veröffentlicht. Damit können sich IT-Dienstleister und Softwarehersteller rechtzeitig mit Änderungen in der Produktivumgebung vertraut machen. Viele Wirtschaftsteilnehmer nutzen die Möglichkeit der Anbindung an das Track-and-Trace System über einen IT-Dienstleister. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass eine separate Registrierung beim Produktivsystem notwendig für die tatsächliche Anbindung an das Track-and-Trace System ist. Eine automatische Anbindung an das Produktivsystem über die Anmeldung im Testsystem erfolgt nicht.
Im ersten Schritt ist eine Registrierung erforderlich. Erst mit abgeschlossener Registrierung erhalten Sie per E-Mail Ihre Zugangsdaten für das Testsystem des Selfmanagementportals sowie das dazu erforderliche TLS-Zertifikat.
Hier gelangen Sie zum Testsystem.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Testsystem.
Allgemeine Informationen zum Testsystem finden Sie hier.
Für die Registrierung sind folgende Informationen notwendig:
- Name des Unternehmens
- Anschrift des Unternehmens
- Gültige E-Mail-Adresse
- Erreichbare Mobilfunknummer (einmalig für die Zusendung des Initial-Passworts per SMS)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Steuer-Identifikationsnummer
- Unternehmensform
Während der Validierung der Umsatzsteuer-/Steuer-ID ist es nicht möglich, Bestellungen von upUIs (Unit Pack Unique Identifiers) und aUIs (Aggregated Unique Identifiers) über das Selfmanagementportal zu platzieren. Die Prüfung dauert für gewöhnlich maximal zwei Werktage. Nach abgeschlossener Prüfung werden Sie per E-Mail informiert. In diesem Zeitraum stehen Ihnen jedoch alle anderen Funktionen des Selfmanagementportals zur Verfügung. Um technische Probleme zu vermeiden, sollten während der Prüfungsdauer keine Bestellungen von upUIs und aUIs über die Schnittstelle (Application Programming Interface, API) erfolgen.
Der Registrierungsprozess vollzieht sich in zwei Schritten:
- Der erste Schritt ist das Onboarding. Hier erfolgt die grundlegende Registrierung mit den Firmendaten. In diesem Schritt werden auch Telefonnummer und Mailadresse geprüft.
- Erst wenn die Telefonnummer und die Mailadresse verifiziert sind, erhalten Sie die Zugangsdaten und das Zertifikat für den geschützten Zugang zum Selfmanagementportal.
Dort können Sie dann Ihre Einrichtungen (Produktionsstätte mit oder ohne Maschinen, Verkaufsstellen oder Lager etc.) erfassen und bei Bedarf wieder ändern.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Des Weiteren finden Sie hier eine Video-Anleitung.
Mit dem Browserzertifikat wird sichergestellt, dass die Kommunikation zwischen dem ID-Issuer-System und dem Browser des registrierten Benutzers sicher ist und nur von autorisierten Stellen möglich ist.
Diese Anleitungen führen Sie durch den jeweiligen Prozess des Imports eines TLS-Zertifikats in Ihren Browser. Wählen Sie hierfür bitte den entsprechenden Browser aus:
Anschließend an die erfolgreiche Registrierung (Onboarding) erhalten Sie zwei SMS-Kurznachrichten. Die eine SMS beinhaltet das Passwort für das TLS-Client-Zertifikat. Achten Sie darauf, die Buchstaben großes „I“ oder kleines „l“ sowie den Buchstaben großes „O“ und die Zahl „0“ nicht zu verwechseln. Bitte prüfen Sie das Passwort auf diese Zeichen und probieren Sie unterschiedliche Kombinationen aus.
Melden Sie sich beim Support. Anschließend erzeugt die Bundesdruckerei ein neues Zertifikat.
Wenn die von Ihnen angegebene Mobilfunknummer korrekt war, sollten Sie eine SMS erhalten haben. Nach erfolgter Registrierung bekommen Sie drei E-Mails. In der dritten E-Mail wird das TLS-Client-Zertifikat mitübersendet.
Des Weiteren wird in dieser E-Mail auch die angegebene Mobilfunknummer angezeigt. Sollte diese Mobilfunknummer nicht korrekt sein, registrieren Sie sich bitte erneut.
Gehen Sie auf die Startseite des Produktivsystems und wählen Sie „Passwort vergessen“. Anschließend tragen Sie die Daten (Benutzerkennung, ID des Wirtschaftsteilnehmers [EOID], Bestätigungscode) aus der Registrierungs-E-Mail (von der Erstregistrierung) ein.
Selfmanagementportal
Nach erfolgreich abgeschlossener Registrierung können Sie sich hier im Selfmanagementportal anmelden.
Falls die Registrierung von Ihrem Großhändler durchgeführt wurde, wenden Sie sich bitte an den Großhändler. Haben Sie die Registrierung selbst vorgenommen, finden Sie Ihre ID im Selfmanagementportal unter „Einstellungen“. Um das Selfmanagementportal zu nutzen, ist zunächst eine vollständige Registrierung erforderlich.
Um das Selfmanagementportal zu nutzen, ist zunächst eine vollständige Registrierung erforderlich. Hier gelangen Sie zum Registrierungsportal. Während des Registrierungsprozesses erhalten Sie per E-Mail Ihre Zugangsdaten sowie ein TLS-Client-Zertifikat. Dies müssen Sie in Ihrem Browser zunächst einrichten. Per SMS erhalten Sie anschließend die dazugehörigen Passwörter.
Nach erfolgreich abgeschlossener Registrierung können Sie sich im Selfmanagementportal anmelden.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Adressdaten im Selfmanagementportal unter „Einstellungen“ zu ändern.
Allgemeine Informationen zu Erkennungsmerkmalen
Über das individuelle Erkennungsmerkmal kann jede Einzel- oder aggregierte Verpackung von Tabakerzeugnissen identifiziert werden. Es wird als eindeutiger alphanumerischer Code auf jede Einzel- oder aggregierte Verpackung von Tabakerzeugnissen aufgebracht.
Das individuelle Erkennungsmerkmal auf seinem physischen Träger (Tabaksteuerzeichen) wird als physisches Erkennungsmerkmal bezeichnet. Das individuelle Erkennungsmerkmal wird auf einem physischen Träger als DataMatrix-Code aufgebracht.
- Datum und Ort der Herstellung
- Herstellungsdetails (verwendete Maschine, Uhrzeit der Herstellung)
- Produktbeschreibung
- Geplanter Absatzmarkt
- Geplanter Versandweg
Das individuelle Erkennungsmerkmal ist in digitaler und physischer Form über das Bestellportal oder das API erhältlich. Im ersten Schritt melden Sie sich im Registrierungsportal der Ausgabestelle an. Bestellungen lösen Sie entweder über die GUI oder über das API der Ausgabestelle aus.
UIs auf Einheitenebene (upUI) werden auf individuelle Tabakprodukteinheiten aufgebracht und können nur kostenpflichtig von Produzenten oder Importeuren bezogen werden. Weiterhin gibt es die UIs auf Aggregationslevel (aUI). Diese werden auf jede aggregierte Form (mehrere Tabakprodukteinheiten in einer Großverpackung) aufgebracht und können kostenlos durch jeden registrierten Wirtschaftsteilnehmer bezogen werden. Es ist außerdem jedem Wirtschaftsteilnehmer freigestellt, aUIs selbst zu erzeugen, solange diese den EU-Anforderungen entsprechen.
Jedes Produkt, das in Deutschland vertrieben wird, braucht eine deutsche UI.
Übergangszeiten sind in Artikel 30 der TPD geregelt.